Am 12. Februar 2025 von 10 bis 12 Uhr bietet die Handwerkskammer Halle ein kostenfreies Onlineseminar an, das sich an Mitgliedsbetriebe richtet. Ziel der Veranstaltung ist es, Unternehmern einen Überblick über die wesentlichen Rahmenbedingungen zur E-Rechnungspflicht zu vermitteln und notwendige Maßnahmen zu erläutern. Wie Hallelife berichtet, ist der Informationsbedarf in Betrieben auch nach einer umfassenden Informationskampagne im Jahr 2024 weiterhin groß. Interessierte Mitgliedsbetriebe müssen sich online zur Teilnahme anmelden.
Die Bedeutung dieser Thematik wird durch die gesetzliche Vorgabe unterstrichen: Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und GoBD-konform zu verarbeiten. Laut HWK Halle wird die Ausstellung von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr bis Ende 2027 schrittweise verpflichtend. Ab 2025 sind Rechnungen im PDF-Format, die per E-Mail versendet werden, nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt.
Vorbereitung auf die Änderungen
Um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, ist es wichtig, dass Betriebe ihre Prozesse anpassen. Die Handwerkskammer hat bereits im November 2024 eine Informationsveranstaltung organisiert, um die Unternehmer über die E-Rechnungspflichten zu informieren. Referent war Steuerberater Kay Pampel von der ECOVIS WWS Steuerberatungsgesellschaft mbH. Diese Veranstaltungen sind entscheidend, um die Anforderungen frühzeitig zu verstehen und umzusetzen.
Zusätzlich empfiehlt es sich für Betriebe, sich 2024 gezielt auf den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen vorzubereiten. Ein wichtiger Punkt ist, dass die GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern“ – eingehalten werden müssen. Eingehende E-Rechnungen sollten elektronisch gespeichert und mindestens 10 Jahre lang auf einem geeigneten Speichermedium verwahrt werden. Die Archivierung muss denselben Anforderungen genügen wie bei Papierrechnungen: Unversehrtheit, Lesbarkeit und der Nachweis der Echtheit der Herkunft müssen gewährleistet sein, wie Handwerk.com erläutert.
Tipps zur erfolgreichen Umsetzung
Die Handwerkskammer gibt fünf Tipps zur Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht:
- Steuerberater kontaktieren, um zukünftige Zusammenarbeit zu besprechen.
- IT-Dienstleister nach geeigneten Software-Lösungen fragen, falls kein Steuerberater vorhanden ist.
- Überblick über Rechnungsadressaten verschaffen (Privatkunden, Gewerbekunden, öffentliche Hand).
- Entscheiden, ob nur das Pflichtprogramm umgesetzt oder weitere Digitalisierungen angestrebt werden.
- Praxishilfe zur E-Rechnung über die Handwerkskammer oder Fachverbände beziehen.
Ein weiteres nützliches Werkzeug für Betriebe könnte die Einrichtung einer eigenen E-Mail-Adresse für E-Rechnungen sein, um eine vollständige Dokumentation und Effizienz bei Betriebsprüfungen zu gewährleisten. E-Rechnungen, die an andere Adressen gesendet werden, sollten nicht akzeptiert werden.
Die Umstellung auf E-Rechnungen kann zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Die Bearbeitungszeit für eingehende Rechnungen beträgt bei Papier/PDF etwa 27 Minuten, bei PDFs ca. 10 Minuten, während E-Rechnungen im Durchschnitt nur etwa 2 Minuten und 20 Sekunden in Anspruch nehmen. Dies reduziert den Prüfaufwand erheblich und verbessert die Effizienz in den Betrieben. Fragen zur Umsetzung der neuen Pflichten können an leupold@handwerk.com gerichtet werden.
